등산로 입구의 한 분식점에서 “김밥을 포장해 드립니다”라는 문구를 “김밥을 포장해 놓았습니다”로 바꾸었더니 매출이 2배로 늘었다고 한다. 시간이 바쁜 사람들의 마음을 읽었기 때문이다.

영화 빠삐용에서 주인공이 꿈 속에서 무죄를 주장하자 재판관이 “너의 가장 큰 죄는 인생을 낭비한 죄다”라고 하자 더 이상 항변을 못하고 만다.

현대인들의 시간관리 스트레스가 해마다 증가하고 있다. 미국에서의 연구에 의하면 “스트레스가 많다”는 응답자가 1985년에 비하여 5년 후에는 2배로 증가하였으며, 1990년대 중반에는 1990년 보다 다시 두 배로 증가하였다. 가장 큰 이유는 과다한 업무 스케줄로 인한 시간관리 스트레스(Time Stressors)이다.

오늘날 시간관리를 효과적으로 하는 사람은 인생을 낭비하지 않는 것은 물론 스트레스를 크게 줄일 수 있다. 이하에서 오늘날 직장인에게 도움되는 시간관리의 전략을 살펴보자. 이미 자신이 실천하고 있는 기법과 얼마나 중복되는지 체크해 보자.

첫째, 읽는 것을 취사선택하라. 오늘날 우리들의 주변에는 신문, 잡지, 책, 안내홍보물, 이메일 등 읽어야 할 것들이 너무 많다. 정보 흡수의 다이어트를 하지 않으면 그 속에 묻히고 말 지경이다. 따라서 휴식을 목적으로 읽는 것이 아니라면 대부분의 읽을 거리들은 무시해야 한다.

읽는 경우에도 자세하게 끝까지 읽을 필요가 없다. 흔히 중요한 내용은 첫 단락에 나타나기 때문이다. 메일도 하루에 2회 이상 확인하지 말고, 답변도 최대한 짧게 쓰는 것을 습관으로 해야 한다.

둘째, 필수적이지 않은 사항은 무시하라. 회사의 각종 문서 가운데 80%는 무시하고 20%만 관심을 가져도 무방하다. 회사의 각종 미팅에도 꼭 필요한 경우에만 참석하라. 시간 낭비적인 미팅에 참가하기 보다 불참해서 미안하다고 하는 것이 훨씬 낫다.

어떤 미팅에 참여할 것인가가 애매할 때에는 다음의 관점에서 결정하면 좋다. 이 미팅에서 나는 무엇을 얻을 수 있는가?, 이 미팅에 내가 무엇을 공헌할 수 있는가?, 내가 이 미팅에 참여하지 않으면 어떤 결과가 올 것인가?.

셋째, 그 날 해야 할 사항을 출근하자마자 계획하고 리스트를 만들어라. 해야 할 일은 기억에 의존하지 말고 리스트로 만들어야 한다. 이 리스트는 ‘하고 싶은’ 항목이 아니라 ‘해야 할’ 사항이어야 하는 것은 물론이다.

또한 이 리스트들은 한 장의 종이에 전체를 기록해야 한다. 해야 할 리스트를 이곳 저곳 다른 종이에 기록해 두면 한눈에 들어 오지 않는다.

넷째, 큰 프로젝트는 작게 쪼개서 계획하라. 수 개월이 소요되는 큰 프로젝트를 전체로 계획하고 진행하면 먼 길을 이정표가 없이 걸어가는 것과 같다. 시간이 흐를수록 스트레스를 증대시키는 방법이다.

반면에 장기적인 프로젝트를 작고 단기적인 단계로 세분하여 추진하면 시간관리의 여유가 생기고 중압감을 크게 완화시켜준다. 중간 단계의 진척에 대한 ‘작은 성공(Small-Win)’의 성취감이 없으면 자신감을 위축시키며, 이 중압감은 추진력을 약화시키는 원인이 된다.

마라톤 선수가 종점을 생각하고 달리기 보다 눈 앞의 100m를 목표로 달리고, 이에 도착하면 다시 100m 앞을 보고 달리면 더 힘차게 달릴 수 있는 이치와 같다. 

다섯째, 자투리 시간을 생산적으로 활용하라. 연구에 의하면 사람들은 활동시간의 약 20%를 기다리는데 빼앗긴다. 이 기다리는 시간을 책을 읽거나 계획수립, 관심사항에 대한 반복 연습 등 생산적으로 사용하는 습관을 들여야 한다.

버스나 전철을 타는 시간, 약속 시간에 먼저 도착해 기다리는 시간 등 자투리 시간을 활용하기 위해서는 평소에 손가방을 가지고 다니는 습관을 들여야 한다. 가방 속에는 읽고 있는 책이나 암기해야 할 메모, 간단한 서류 등이 들어 있어야 한다.

여섯째, 매일 최소한 한가지 이상의 항목에 대한 마무리를 하라. 하루를 마치면서 아무것도 이룬 것이 없으면 시간 부족과 과다한 업무라는 생각으로 피곤하고 스트레스가 증대한다. 작은 사항이라도 하루에 마무리를 하면(Small-Win), 안도감이 생기며 장기적 목표를 진행하는데 스트레스를 크게 줄일 수 있다.